System YMS – jak uporządkować ruch pojazdów na placu i przy rampach

YMS (Yard Management System) porządkuje ruch pojazdów między bramą zakładu a rampą. Pokazuje, kto i o której przyjedzie, kto stoi na parkingu i które stanowisko jest wolne. Zamiast kolejki układanej przez telefon obowiązuje kolejność z zaakceptowanych awizacji, a kierowca zna godzinę i numer rampy przed dojazdem pod bramę.

Czym jest system YMS i co obejmuje na terenie zakładu

Yard Management System obejmuje pas terenu między bramą wjazdową a stanowiskiem obsługi pojazdu, czyli portiernię, parking, kolejkę oczekujących i dostęp do miejsc załadunku oraz rozładunku. Kończy się, gdy pojazd stoi pod przydzielonym stanowiskiem, a magazynier potwierdza rozpoczęcie pracy.

Granicę między trzema systemami warto ustawić raz. WMS odpowiada za towar wewnątrz budynku, TMS za zlecenie transportowe w drodze, a YMS za pojazd na terenie zakładu, od wjazdu do zamknięcia awizacji.

Producent przypisuje modułowi sześć zadań:

• podgląd zapowiedzianych przyjazdów, zaciągany ze zleceń trasowych,

• kontrola parkingu i portierni oparta na zapisie wjazdu oraz wyjazdu,

• prowadzenie pojazdu po terenie według celu wizyty, do którego doklejone są wskazówki,

• porządkowanie kolejki do stanowisk i do czynności poprzedzających obsługę,

• kanał wymiany informacji spinający kierowcę, portiernię i magazyn,

• zapis przebiegu wizyty na potrzeby raportów.

Za każdym z tych zadań stoi inny rodzaj straty. Bez podglądu zapowiedzianych przyjazdów kierownik magazynu dowiaduje się o dostawie, gdy pojazd stoi już przed bramą. Bez zapisu wjazdu i wyjazdu nie da się odtworzyć, ile trwał postój i po czyjej stronie powstało opóźnienie. Rejestr zamyka tę lukę, bo każdy etap pobytu pojazdu odkłada się w YMS razem z godziną.

Awizacja wjazdu – kto ją składa i kto akceptuje

Awizacja to zapowiedź wjazdu z określonym celem i czasem, składana zanim pojazd ruszy pod bramę. Idzie w parze z oknem czasowym, czyli przedziałem zarezerwowanym dla konkretnej dostawy, a rezerwowanie takich przedziałów przez przewoźnika przyjęło się nazywać slot bookingiem. Obowiązek awizowania coraz częściej trafia do umowy przewozowej razem z zasadami rozliczania postoju.

Rolę awizującego pełni kierowca w aplikacji SOTiPM Mobile, a akceptanta kierownik magazynu w SOTiPM Mobile Manager. Obie działają na Androidzie.

W rozmowie o systemie placowym najczęściej pada to samo pytanie. Co zrobić z przewoźnikiem, który nie zainstaluje żadnej aplikacji. Przy podwykonawcach i przewoźnikach spotowych to sytuacja typowa i zwykle ona przesądza, czy wdrożenie się utrzyma.

YMS przewiduje trzy obejścia. Kierowcę bez aplikacji awizuje portier w SOTGate, wybierając cel wizyty i nadając numer. Druga droga to awizacja przez SMS, trzecia to panel awizacyjny, z którego spedytor zgłasza własną flotę hurtowo. Zakład nie uzależnia więc przyjęcia pojazdu od wyposażenia przewoźnika.

Przydział rampy i bramy po akceptacji awizacji

Przy akceptacji awizacji kierownik magazynu wskazuje datę i godzinę, bramę, zlecenie oraz rampę, a dodatkowo może dopisać uwagi wysyłane prosto do kierowcy. Po przyjeździe rejestrowany jest wjazd, a na koniec wybierana brama wyjazdowa i awizacja zostaje zamknięta.

Oznaczenia stanowisk są konfigurowalne i odzwierciedlają ich funkcję. W przykładowym układzie panelu producent pokazuje rampę rozładunkową R-1, stanowiska myjki M-1 i M-2 oraz rampy załadunkowe Z-1 do Z-4. Numer przekazany kierowcy wskazuje więc od razu rodzaj stanowiska.

Rampa jest zasobem o ograniczonej dostępności, dlatego jej przydział działa w YMS jak rezerwacja. Moduł obsługuje preawizacje, autoawizacje oraz przydział i rezerwację ramp wraz z innymi zasobami zakładu. Różnicę widać przy każdej zmianie planu. Gdy pojazd spóźnia się o godzinę, zwolniony przedział czasowy można oddać innemu kierowcy, zamiast utrzymywać pustą rampę i kolejkę na parkingu jednocześnie.

Jak kierownik magazynu widzi ruch na placu w panelu awizacji

Przykładowy układ panelu awizacji, który producent pokazuje na stronie modułu YMS, dzieli widok na cztery obszary, od zlecenia bez awizacji po pojazd w trakcie załadunku. Taki podział zastępuje przeglądanie listy zgłoszeń, bo naraz widać, co nadjedzie, co czeka przed bramą i co dzieje się na placu.

Kafelek pojazdu zbiera dane potrzebne do decyzji, w tym numer awizacji, przydzieloną rampę, numer rejestracyjny i czas pozostały do planowanego załadunku. Ostatnie pole waży najwięcej, bo pokazuje, który pojazd jest zagrożony opóźnieniem, więc kolejność przestaje wynikać z tego, kto pierwszy zgłosił się przez radio.

Mycie, chłodzenie i inne czynności na placu przed rozładunkiem

Część czasu na placu pochłaniają czynności techniczne wykonywane, zanim pojazd podjedzie pod stanowisko obsługi. YMS obejmuje także je, bo mycie czy chłodzenie zajmuje czas tak samo jak rozładunek, a często nie ma przypisanego stanowiska.

Do chłodzenia rampa nie jest przydzielana, więc przebieg tej czynności zatwierdza kierownik magazynu, kontrolując, co kierowca robi w tym czasie na placu. Kierowca potwierdza w aplikacji realizację mycia i czeka na potwierdzenie chłodzenia, a przypomnienia pomagają utrzymać kolejność zadań. Wśród operacji w zakładzie producent wymienia obok awizacji także ważenie.

Rozdzielenie czynności technicznych od rozładunku porządkuje statystykę postoju, bo czas mycia przestaje wchodzić do puli oczekiwania na rampę. Przy rozliczeniach z przewoźnikiem ta różnica bywa istotna, skoro spór dotyczy zwykle tego, ile pojazd czekał z winy zakładu.

Komunikacja kierowca-portier-magazynier i ślad w historii

Instrukcja przypisana do celu wizyty rozwiązuje typowy problem placu manewrowego. Kierowca, często obcokrajowiec i pierwszy raz w danym zakładzie, nie musi szukać kogoś, kto wskaże mu drogę, bo wskazówki docierają razem z terminem i numerem stanowiska. Uwagi dopisane przy akceptacji awizacji idą tą samą drogą, bez telefonu do dyspozytora.

Druga funkcja tego samego kanału to rozliczalność. Każde zdarzenie odkłada się w historii, więc przy sporze o czas wolnego postoju nie liczy się to, kto lepiej pamięta przebieg dnia, tylko zapis kolejnych godzin w YMS. Ten sam rejestr daje raporty o obciążeniu ramp, czyli podstawę do rozmowy o tym, ile okien dostaw zakład realnie obsłuży w ciągu zmiany. Konfigurowalne alertowanie opóźnień i nieplanowanych postojów dokłada osobny moduł Real Time Monitoring.

Co zyskuje zakład po uporządkowaniu ruchu na placu

Producent wskazuje cztery obszary efektu, a każdy przekłada się na inny rodzaj kosztu:

• płynniejszy ruch na placu ogranicza liczbę manewrów i przestawień pojazdów,

• krótsze oczekiwanie na podstawienie zmniejsza ryzyko opłat za przestój, w umowach przewozowych znanych jako demurrage,

• krótsze załadunki i rozładunki pozwalają obsłużyć więcej pojazdów tą samą liczbą ramp,

• rozliczalność czynności transportowych i magazynowych daje dane do negocjacji stawek za postój i do rozmów o oknach dostaw.

Oszczędność liczy się jako różnica między średnim czasem od wjazdu do wyjazdu przed uruchomieniem systemu i po nim, przemnożona przez liczbę pojazdów w miesiącu oraz stawkę za godzinę postoju z umowy. Rejestr wjazdów podaje obie wartości bez ręcznego zbierania.

Wszystkie te efekty spina system YMS do zarządzania placem, który łączy awizację z aplikacji mobilnej, SMS-a lub portierni z przydziałem ramp i rejestrem czynności na terenie zakładu. Żaden z nich nie wymaga inwestycji w infrastrukturę placu, bo zmienia się sposób sterowania kolejnością, a nie liczba stanowisk.

Wdrożenie YMS, integracje i dostawca rozwiązania

Producent deklaruje uruchomienie branżowego rozwiązania w około miesiąc, a licencję można kupić albo wynająć. Wdrożenie prowadzi od analizy procesów, przez uruchomienie, po nadzór i wsparcie eksploatacyjne. Pracuje w metodyce zwinnej, a wersja bazowa jest dostępna od pierwszych tygodni projektu, więc pierwszą awizację da się złożyć, zanim skonfigurowane zostaną wszystkie stanowiska.

Budowa modułowa pozwala uruchomić YMS na jednym zakładzie i dopiero potem rozszerzyć zakres, bo licencjonowanie zależy od liczby użytkowników i zasobów. Wymianę danych z ERP ustala się natomiast podczas analizy procesów otwierającej wdrożenie.

Producent deklaruje integrowalność z najważniejszymi systemami ERP i z systemami dziedzinowymi klienta, a wśród pozostałych integracji wymienia wagi, technologie lokalizacyjne GPS, systemy RFID i powiadomienia SMS. Wykorzystywane technologie to GPS, GSM, RFID, API i GS1. W modelu usługowym wynajmowana jest licencja razem z infrastrukturą, administracją i wsparciem obejmującym całodobowe monitorowanie środowiska z gwarantowanym poziomem usług. Producentem rozwiązania jest spółka informatyczna ITCenter, wyspecjalizowana w rozwiązaniach dla średnich przedsiębiorstw, a moduł placowy jest komponentem SOTiPM, systemu obsługującego transport i pracowników mobilnych.

Najczęstsze pytania o system YMS

Co zrobić z przewoźnikami, którzy nie zainstalują aplikacji mobilnej? Kierowcę bez aplikacji awizuje portier w SOTGate, wybierając cel wizyty i nadając numer. Dostępna jest też awizacja przez SMS, a spedytor zgłasza własną flotę z panelu awizacyjnego. Brak aplikacji u podwykonawcy nie blokuje przyjęcia pojazdu.

Jak wygląda awizacja dostawy w systemie YMS? Kierowca składa awizację w aplikacji SOTiPM Mobile na Androida, a kierownik magazynu akceptuje ją w SOTiPM Mobile Manager, wskazując datę i godzinę, bramę, zlecenie oraz rampę. Może dopisać uwagi, które trafiają prosto do kierowcy.

Kto przydziela rampę i skąd kierowca wie, gdzie podjechać? Rampę przydziela kierownik magazynu przy akceptacji awizacji. Nazwy stanowisk są konfigurowalne i odzwierciedlają funkcję, a w przykładowym panelu producent pokazuje R-1 dla rozładunku, M-1 i M-2 dla myjki oraz Z-1 do Z-4 dla załadunku. Numer trafia do kierowcy razem z instrukcjami przypisanymi do celu wizyty.

Czy wdrożenie YMS wymaga przebudowy placu albo nowych ramp? Nie. System zmienia sposób sterowania kolejnością, a nie liczbę stanowisk, więc pracuje na istniejącym układzie placu. Inne jest tylko to, kto i kiedy podjeżdża pod daną rampę oraz czy zwolniony przedział da się oddać innemu pojazdowi.

Czy YMS można uruchomić bez pełnej integracji z ERP? Zakres wymiany danych ustala się podczas analizy procesów poprzedzającej wdrożenie. Producent udostępnia wersję bazową od pierwszych tygodni projektu, a licencjonowanie zależy od liczby użytkowników i zasobów, więc start na jednym zakładzie jest możliwy przed rozbudową integracji.

Artykuł sponsorowany